Engage Your Audiences เทคนิคการจัดงานประชุมเสมือนจริงให้ตรงใจผู้เข้าร่วมงานมากที่สุด

Author : MICE Intelligence Team
Views 3804 | 11 Jan 2022

ปัจจุบัน งานประชุมสัมมนาเปลี่ยนแปลงไปสู่รูปแบบ Virtual Conference หรือการจัดงานประชุมเสมือนจริงมากขึ้น ซึ่งจะไม่เป็นเพียงรูปแบบการประชุมทางวิดีโอคอลเท่านั้น แต่เป็นการสร้างประสบการณ์ให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้น ผ่านแพลตฟอร์ม Virtual Event ซึ่งเป็นเครื่องมือช่วยให้งานประชุมในพื้นที่เสมือนจริงน่าสนใจยิ่งขึ้น เช่น การสร้างภาพกราฟิกแทนตัวเอง หรือ Avatar ที่เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในยุคที่กำลังก้าวสู่โลก Metaverse รวมไปถึงการออกแบบกิจกรรมและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกเสมือนอยู่ในสถานที่จริง


INBOUND 2021 เปิดประสบการณ์ผู้เข้าร่วมงานด้วย Avatar

INBOUND 2021 หนึ่งในงานประชุมด้านการตลาดที่ใหญ่ที่สุดในโลก จัดขึ้นในรูปแบบ Virtual Conference ผ่านแพลตฟอร์ม HubSpot  ที่มอบประสบการณ์ออนไลน์อย่างเต็มอิ่มให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทั่วโลกหลายหมื่นคนสามารถเชื่อมต่อกับผู้นำในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ในพื้นที่เสมือนจริงได้ ทั้งการโต้ตอบกันในงานสัมมนา การพบปะกันของพันธมิตรผู้สนับสนุน การเข้าร่วมเวิร์กชอปเพื่อการพัฒนาตนเอง การสร้างเครือข่ายกับผู้ชมทั่วโลก และวิดีโอออนดีมานด์ที่บันทึกไว้ล่วงหน้าตามแต่ละ Session ให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถย้อนกลับมาชมได้

blog.inboundfintech.com/first-time-attending-hubspot-inbound-event

จุดเด่นของงานนี้คือ เมื่อผู้เข้าร่วมงานลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มและเข้าสู่โลก 3D INBOUND จะสามารถสร้างและปรับแต่ง Avatar เสมือนจริงของตนได้ ไม่ว่าจะเป็นการเลือกทรงผม ชุด และอื่น ๆ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ผู้เข้าร่วมงานสามารถโต้ตอบและมองเห็นตัวเองผ่าน Avatar บนหน้าจอได้ นับเป็นวิธีการสร้างประสบการณ์ที่ทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกมีส่วนร่วมในพื้นที่เสมือนจริง 

blog.inboundfintech.com/first-time-attending-hubspot-inbound-event

หลังจากนั้น ผู้เข้าร่วมงานจะเริ่มสร้างกำหนดการของตัวเองขึ้นมา โดยใช้เครื่องมือในแพลตฟอร์มที่แสดงกิจกรรมตามหมวดหมู่ วันที่และเวลา เพื่อเลือกเข้าร่วม Session ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด โดยผู้จัดงานได้ออกแบบกิจกรรมดิจิทัลเพื่อให้การสร้างเครือข่ายในรูปแบบ Virtual Conference มีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมแบบตัวต่อตัว เช่น สามารถค้นหาฐานข้อมูลของผู้เข้าร่วมงานคนอื่น ๆ ได้ หรือตรวจสอบว่าใครอยู่ใน Session ใด เพื่อส่งข้อความถึงพวกเขาได้ ซึ่งแตกต่างกับงานประชุมในพื้นที่จริง ที่บางครั้งผู้เข้าร่วมงานต้องคอยแอบดูป้ายชื่อของผู้เข้าร่วมงานท่านอื่นระหว่างพักเบรกก่อนเข้าไปทักทายเชื่อมความสัมพันธ์

Avionté CONNECT 2021 สร้างความสนุกผ่านกิจกรรมบันเทิง Virtual

Avionté CONNECT 2021 การประชุมเสมือนจริงของกลุ่มอุตสาหกรรมการจัดหาพนักงาน ที่จัดขึ้นเป็นเวลา 3 วัน ประกอบด้วยเนื้อหามากกว่า 30 ชั่วโมง และมากกว่า 35 Sessions ภายในงานมีบูธเสมือนจริงและกิจกรรมเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับเนื้อหาการสรรหาบุคลากร และมีวิทยากรรับเชิญมาแบ่งปันเรื่องราวน่าสนใจ มี Session ถาม-ตอบสดระหว่างผู้นำการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม รวมถึงมีกิจกรรมแจกรางวัลและบัตรของขวัญมากกว่าร้อยรายการจากพันธมิตร Avionté

events.bizzabo.com/CONNECT2021

ภายในงานได้มอบประสบการณ์สุดพิเศษผ่านกิจกรรมความบันเทิงยามเย็น เช่น การแสดงดวลเปียโนสดจาก Bobby McKey’s Piano Bar ที่ผู้เข้าร่วมงานสามารถขอเพลงผ่านการแชท และการแสดงเวทมนต์จากนักมายากลชื่อดัง Josh Beckerman ที่ผู้เข้าร่วมงานสามารถโต้ตอบกับเขาได้ผ่านแพลตฟอร์ม Sense นับเป็นการเปลี่ยนบรรยากาศงานประชุมสู่ค่ำคืนแห่งเวทมนต์ สร้างเสียงหัวเราะ และทำให้การประชุมครั้งนี้น่าจดจำมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ในวันสุดท้ายของการประชุม ยังได้จัดกิจกรรมทบทวนและแจกรางวัลพิเศษให้กับผู้โชคดีจากเจ้าภาพการจัดงาน Rachel Graff เช่น นาฬิกา Apple Watch, กริ่งประตูวิดีโอ Ring, กระเป๋าเก็บความเย็น YETI และอีกมากมาย

ข้อดีของการจัดงาน Virtual Conference คือการที่ Session ทั้งหมดได้รับการบันทึกเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานย้อนกลับมาชมได้ตามต้องการ โดยเนื้อหาและกิจกรรมของงานประชุม Avionté CONNECT สามารถเข้าชมได้นานถึงหนึ่งเดือนหลังจากกิจกรรมเสร็จสิ้น

รับชมการแสดงดวลเปียโนสดจาก Bobby McKey’s Piano Bar ในรูปแบบ Virtual ได้ที่นี่ 

www.youtube.com/watch?v=DFw7NFBMpOU

NSA Winter Workshop 2021 สุดยอดงานประชุม Hybrid ไร้รอยต่อ

National Speakers Association (NSA) Winter Workshop 2021 คือการประชุมของสมาคมสหรัฐฯ ที่สนับสนุนการพูดในที่สาธารณะในรูปแบบ Hybrid โดยนำแพลตฟอร์ม Socio และ Video West มาสร้างประสบการณ์ร่วมกันระหว่างผู้เข้าร่วมงานทั้งแบบ Onsite และ Virtual ตั้งแต่การทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีส่วนร่วมและโต้ตอบกัน ไปจนถึงการพัฒนาบทบาทของวิทยากรหรือผู้นำการประชุม และการแก้ปัญหาด้านการใช้งานแพลตฟอร์มเพื่อให้การจัดงานแบบ Hybrid ที่ไม่ว่าจะเข้าร่วมงานในรูปแบบ Onsite หรือ Virtual สามารถมีส่วนร่วมกับกิจกรรมได้อย่างต่อเนื่อง

socio.events/customer-stories/nsa

ก่อนถึงวันงานจริง NSA ได้เปิดให้มีการวอร์มอัพเสมือนจริง (Virtual Warm-Up) ทุกสัปดาห์ตลอดทั้งเดือน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานในรูปแบบ Virtual ทดลองใช้แพลตฟอร์มและช่วยให้ผู้ประกอบการได้โปรโมทสินค้าและบริการเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยแพลตฟอร์ม Socio ได้นำผู้เข้าร่วมงานทั้งสองแบบมาไว้ในบรรยากาศงานประชุมเดียวกัน ด้วยฟังก์ชันแชท ถาม-ตอบ เกมการแข่งขัน และกิจกรรมอื่น ๆ อาทิ การจัดกิจกรรมแบบ Gamification ที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้คะแนนทุกครั้งเมื่อเข้าร่วมทำภารกิจท้าทายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น เยี่ยมชมโปรไฟล์ผู้สนับสนุน หรือเข้าร่วมประชุมแต่ละ Session

socio.events/customer-stories/nsa

สำหรับความต้องการด้านภาพและเสียง NSA ได้เลือก Video West บริษัทเชี่ยวชาญด้านการจัดงาน Virtual และการ Live Streaming เป็นผู้ดูแลระบบเสียงในรูปแบบ Hybrid

งานประชุม NSA Winter Workshop 2021 จัดขึ้นในสตูดิโอถ่ายทอดสด มีการถาม-ตอบสดระหว่างผู้เข้าร่วมงานแบบ Onsite และ Virtual และจะไม่อนุญาตให้วิทยากรหรือผู้นำการประชุมบันทึกวิดีโอไว้ล่วงหน้า โดยจะให้นำเสนอข้อมูลสดที่งานเลย เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกพิเศษที่ได้เข้าร่วมงานจริง ๆ รวมถึงมีการจัด Help Desk ให้คำแนะนำและตอบคำถามการใช้แพลตฟอร์มหรือการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้เข้าร่วมงานในรูปแบบ Virtual

FinCon21 มุ่งสร้างการมีส่วนร่วมด้วยแพลตฟอร์ม Virtual Event

FinCon21 การประชุมด้านการตลาดและการเงินในรูปแบบ Hybrid ที่ประสบความสำเร็จทั้งสองรูปแบบ ภายในงานมีศูนย์กลางการจัดประชุม บูธวิดีโอ และพอดคาสต์สดสำหรับผู้เข้าร่วมงานทั้งในสถานที่จริงและในพื้นที่เสมือนจริง

ผู้เข้าร่วมงานในรูปแบบ Virtual จะได้ชมการถ่ายทอดสดจากงานในสถานที่จริง และสามารถเข้าร่วมกิจกรรมแต่ละ  Session ตามเวลาที่สะดวก นอกจากนี้ ยังสามารถย้อนกลับมาชม Session ที่พลาดไปได้ เพราะจะมีการบันทึกการนำเสนอไว้

www.youtube.com/watch?v=XE_7Quz8zEU

สิ่งที่น่าสนใจของงาน FinCon21 คือ การสร้างประสบการณ์เครือข่าย หรือการช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานเสมือนจริงได้พบปะสังสรรค์กัน ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการประชุม โดยใช้แพลตฟอร์มที่เรียกว่า Wonder ผู้เข้าร่วมงานสามารถเข้าร่วมการพบปะได้หลังจากเชื่อมต่อกล้องกับไมโครโฟน จากนั้นนำ Avatar แทนตัวเองไปยัง Session ที่ต้องการ ซึ่งห้องเหล่านี้มีป้ายกำกับหรือแทร็กนำทางต่าง ๆ กำหนดไว้ แล้วเริ่มเข้าร่วมประชุมหรือสนทนาได้เลย

เห็นได้อย่างชัดเจนว่า การจัดงานประชุมสัมมนาในรูปแบบ Virtual ต่อจากนี้ จะไม่หยุดอยู่แค่การประชุมผ่านวิดีโอคอลเท่านั้น เพราะผู้เข้าร่วมงานต้องการประสบการณ์ที่เหนือระดับมากกว่านั่งอยู่หน้าจอ โดยผู้จัดงานสามารถนำแพลตฟอร์ม Virtual Event เช่น HubSpot, Sense, Socio, Video West, Wonder และอื่น ๆ มาร่วมสร้างประสบการณ์แปลกใหม่ให้กับผู้เข้าร่วมงานได้ สิ่งสำคัญคือ การเลือกแพลตฟอร์มและฟังก์ชันที่เหมาะกับงาน เพื่อให้เกิดประโยชน์ทั้งต่อผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงาน อีกทั้งในอนาคตหาก Metaverse มีบทบาทมากขึ้น การใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น แว่น VR หรือ AR ก็จะมีส่วนเกี่ยวข้องมากขึ้น จึงเป็นความท้าทายของผู้จัดงานที่ต้องเริ่มปรับตัวสู่การเปลี่ยนแปลงสู่โลกดิจิทัลในอนาคต

สำหรับ MICE Outlook สัปดาห์หน้า ผู้อ่านจะได้พบกับแนวทางการก้าวเข้าสู่โลก Metaverse ของกลุ่มอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวเพื่อเป็นรางวัล (Incentive Travel) ที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกมีประสบการณ์ร่วมกับกิจกรรมมากขึ้นกว่าเดิม ห้ามพลาดเด็ดขาด!

อ้างอิง
• #FinCon21 Recap: My Virtual Experience. moneyat30.com
• Avionté CONNECT 2021 Virtual Staffing Industry Conference Recap. www.avionte.com
• Creating Hybrid Interaction Among Event Audiences. www.pcma.org
• Everything You Need to Know About Inbound 2021. www.precisionmarketinggroup.com
• Why Every Event Professional Needs to Start Thinking About the Metaverse. www.pcma.org

Rating :