สัมมนาออนไลน์หรือ Webinar กลายเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ผู้จัดงานได้นำมาปรับใช้ภายใต้สถานการณ์ที่มีข้อจำกัด โดยเฉพาะเรื่องของ Social Distancing ซึ่งผู้ให้บริการ Webinar หลายเจ้าแข่งกันพัฒนาแพลตฟอร์มที่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าไม่ว่าจะเป็น Zoom Webinar, Demio หรือ Livestorm โดยงานสัมมนาออนไลน์กลายเป็นตัวเลือกแรกของการจัดงานการประชุมในสถานการณ์ปัจจุบัน และอาจกลายเป็นตัวเลือกสำคัญที่ผู้จัดงานมองข้ามไม่ได้หลังจากนี้


Webinar มีมานาน แต่สถานการณ์ปัจจุบันทำให้กลายเป็นตัวเลือกหลักของการจัดงานประชุม
“Webinar ใช้อย่างแพร่หลายมานานแล้วแต่ไม่ค่อยเป็นที่นิยมในประเทศไทย แต่เพราะสถานการณ์ปัจจุบันด้วยมาตรการรักษาระยะห่างทางสังคม หรือ Social Distancing ทำให้คนมาประชุมกันในรูปแบบเดิมไม่ได้ จึงจำเป็นต้องใช้ Webinar กันมากขึ้น และพบว่ามันสะดวกและง่ายกว่าที่คิด หากออกแบบการประชุมให้คอนเทนต์และรูปแบบน่าสนใจ ใช้เทคโนโลยีอื่น ๆ มาช่วยเสริม ก็จะเพิ่ม Engagement ของผู้เข้าร่วมประชุมได้ ยกตัวอย่างเช่น ระบบการลงทะเบียนออนไลน์ที่ลิงค์ไปยังไฟล์ข้อมูลคอนเทนต์ทั้งหมดในงาน ฟังก์ชัน Q&A ถาม-ตอบไปยังวิทยากร  ฟังก์ชันโพลสำรวจความคิดเห็นที่ใช้ระหว่างจัด Webinar หรือการแจ้งเตือนว่า Webinar กำลังจะเริ่ม” คุณวสวัส นนท์โสภา ประธานกรรมการบริหาร บริษัท วัน ทู ออล จำกัด ผู้แทนของ Zoom ในประเทศไทยกล่าว

เมื่อสัมมนาออนไลน์กลายเป็นตัวเลือกที่จำเป็นในการประชุม ผู้จัดงานควรปรับตัวอย่างไรเพื่อให้แพลตฟอร์มนี้ยังคงสามารถดึงความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมได้ คุณวสวัสให้ความเห็นว่า “ความคิดสร้างสรรค์ในการออกแบบเนื้อหางานและรูปแบบงานคือสิ่งสำคัญ" โจทย์สำคัญคือ ความคิดสร้างสรรค์ที่จะออกแบบประสบการณ์ผ่านการประชุมออนไลน์ และเน้นเซสชั่นที่กระชับ ใช้เวลาไม่เกินสองชั่วโมง มีพักเบรกคั่นเสมอ เพราะโดยทั่วไปแล้วผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์จะจดจ่อกับงานออนไลน์ไม่ได้นานนัก”

ปัจจุบัน Hybrid Event หรืออีเวนต์แบบผสมผสาน ที่มีทั้งงานประชุมสัมมนา เวิร์กช็อป เทรดโชว์ รวมอยู่ในงานเดียวกัน โดยถ่ายทอดผ่านระบบออนไลน์เป็นที่นิยมมาก ซึ่ง Webinar ก็เป็นหนึ่งในรูปแบบที่ผสมผสานอยู่ใน Hybrid Event หากผู้จัดออกแบบเนื้อหางานที่น่าสนใจ สามารถสร้างสรรค์ลูกเล่นหรือกิจกรรมสนุก ๆ ให้ผู้ร่วมงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของงานและได้รับประสบการณ์ใหม่ ๆ ย่อมดึงความสนใจของผู้เข้าร่วมได้ เช่น เปิดให้ผู้เข้าประชุมร่วมแสดงความคิดเห็น ลงคะแนนผ่านช่องทางออนไลน์ต่าง ๆ หรือใช้แอปพลิเคชันอื่นเข้าช่วย เช่น Kahoot หรือ Slido เพื่อเพิ่มสีสันให้กับงาน เป็นตัน



รู้จักซอฟต์แวร์ให้ดี เพิ่มความสนุก เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัว
ผู้จัดงานจำเป็นจะต้องใช้เวลาเรียนรู้ซอฟต์แวร์ เพื่อเข้าถึงลูกเล่นและรูปแบบการใช้งานต่าง ๆ คุณวสวัสเล่าว่า ปัญหาส่วนใหญ่ที่มักพบจากผู้ใช้คือใช้เวลาศึกษาซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มไม่มากพอ เลยไม่รู้จักลูกเล่นบางอย่างของตัวซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์ม เช่น กดแชร์สกรีนหน้าจอไม่ได้ หรือไม่รู้วิธีปิดไมค์ ผู้จัดงานหรือผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์จึงควรเตรียมความพร้อมให้ดีก่อนนำซอฟต์แวร์ไปใช้งานเสมอ นอกจากจะทำให้ออกแบบรูปแบบการประชุมที่ใช้ลูกเล่นของซอฟต์แวร์ได้อย่างเต็มที่แล้ว การใช้เวลาเรียนรู้ซอฟต์แวร์ยังช่วยแก้ปัญหาเรื่องความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวได้ด้วย คุณวสวัสกล่าวถึงประเด็นเหล่านี้ไว้ว่า

“อย่าง Zoom มีทั้ง Meeting และ Webinar ซึ่งรูปแบบจะแตกต่างกัน Meeting เหมาะสำหรับการประชุมภายในที่เรารู้จักหน้าค่าตาผู้เข้าประชุมทั้งหมด แต่ Webinar จะมีแค่ Host, Co-host และ Panelist เท่านั้นที่จะเปิดเผยหน้าตา และควบคุมงานประชุมได้ เช่น ปิดกล้อง ปิดไมค์ หรือไม่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมเปลี่ยนชื่อที่ใช้เข้าร่วม ส่วนผู้เข้าร่วมประชุม (Attendee) ทำได้เพียงเข้ามารับชม เหมือน One-way-broadcast ซึ่งรูปแบบนี้เหมาะกับงานสัมมนาที่ผู้เข้าร่วมเป็นคนที่เราไม่รู้จัก กลับกันหากนำซอฟต์แวร์ของ Meeting ไปใช้แทน Webinar ก็อาจจะเกิดปัญหา เช่น ถูกป่วนจากผู้ไม่ประสงค์ดีด้วยวิธีต่าง ๆ อาจจะเปลี่ยนพื้นหลัง หรือส่งข้อความไม่เหมาะสมเข้ามาในการประชุม” ดังนั้น ทั้งผู้จัดประชุมและผู้เข้าร่วมจึงต้องทำความเข้าใจตัวระบบก่อน เพื่อจะได้ใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ


สู่เทรนด์ใหม่ของอีเวนต์ออนไลน์
“การประชุมออนไลน์กลายเป็น New normal ไปแล้ว ก่อนหน้านี้คนตัดสินใจช้าว่าควรจะใช้แพลตฟอร์มพวกนี้ดีไหม แต่ทุกวันนี้เราไม่มีทางเลือก เพราะมีข้อจำกัด ทั้งเรื่องการเดินทางหรือการพบปะกันเป็นจำนวนมากที่ขัดแย้งกับมาตรการรักษาระยะห่างทางสังคม คุณจำเป็นต้องเปลี่ยนพฤติกรรม พอเปลี่ยนจึงรู้ว่ามันสบายและสะดวก เช่น คุณมองไม่เห็นโปรเจ็กเตอร์ในห้องประชุมเพราะคุณนั่งไกลจากจอมาก ๆ แพลตฟอร์มออนไลน์ช่วยแก้ปัญหาตรงนี้ เพราะแชร์สกรีนแล้วเห็นชัดเจน จริง ๆ แล้วประสิทธิภาพของการประชุมออนไลน์อาจจะดีกว่าก็ได้ มันประหยัดเวลาด้วย ต่อให้ไม่มีโควิด-19 ก็มีหลายคนที่อยากจะเลือกประชุมออนไลน์ต่อ” คุณวสวัสกล่าวถึงประเด็นเทรนด์ใหม่ที่น่าจะเกิดขึ้นหลังโควิด-19

งานประชุมสัมมนาออนไลน์ การจัดนิทรรศการออนไลน์ Virtual Event และ Hybrid Event ต่าง ๆ จะกลายเป็นประตูบานใหม่ที่ช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มอุตสาหกรรมไมซ์ และกลายเป็นเทรนด์ใหม่ที่น่าจะจับตามองหลังจากนี้ และเมื่องานประชุมแบบ Face-to-face กลับมาจัดได้อีกครั้ง Virtual Event จะเป็นอีกตัวเลือกที่ผู้จัดงานยังต้องให้ความสนใจและเป็นตัวเลือกที่ยังมีพื้นที่ให้ผู้จัดงานเข้ามาออกแบบ และสร้างสรรค์มันอย่างเต็มที่


แหล่งข้อมูล:
- สัมภาษณ์ คุณวสวัส นนท์โสภา ประธานกรรมการบริหาร บริษัท วัน ทู ออล จำกัด ตัวแทนของZoom ในประเทศไทย
10 Best Webinar Software Platforms of 2020

Recently Blog

สร้างเรื่องราวให้จุดหมายปลายทาง
ในช่วง Physical Distancing
ผ่าน Social Media

MICE Intelligence Team

ในระหว่างที่นักเดินทางทั่วโลกยังคงมีข้อจำกัดเรื่องการเดินทาง ถือเป็นโอกาสให้จุดหมายปลายทางสามารถทำการตลาดออนไลน์อย่างเต็มรูปแบบ เล่าเรื่องราวผ่านสื่อออนไลน์ ย้ำเตือนให้จุดหมายปลายทางนั้น ให้อยู่ในใจลูกค้าเสมอ พร้อมเมื่อไหร่ก็เดินทางมาหาเราได้ทันที ชวนมาดูตัวอย่างจุดหมายปลายทางที่ทำการตลาดออนไลน์ได้น่าสนใจ ที่นี่

เตรียมพบกับ
MICE Intelligence Talk #3
Virtual Events:
สร้างโอกาสไมซ์ไทยผ่านโลกดิจิทัล

MICE Intelligence Team

TCEB ติดอาวุธไมซ์ไทย การจัด Virtual Event กลายมาเป็น New Normal ที่ทุกคนควรเรียนรู้ ก้าวต่อไปด้วยแพลตฟอร์มออนไลน์และนวัตกรรมเทคโนโลยี ผ่านซีรีส์เว็บบินาร์ที่เหมาะสมกับธุรกิจคุณ

“สัมมนาออนไลน์”
ความปกติใหม่ของอุตสาหกรรมไมซ์

MICE Intelligence Team

สัมมนาออนไลน์หรือ Webinar กลายเป็นความปกติใหม่ที่ใคร ๆ ก็คุ้นเคยในช่วงที่มาตรการรักษาระยะห่างทางสังคมมีผลต่อชีวิตของเรา ด้วยลูกเล่นที่หลากหลาย และเข้าถึงได้ง่าย มาลองดูข้อคิดเห็นและทิศทางความเป็นไปได้หลังจากนี้จากตัวแทนผู้นำธุรกิจให้บริการประชุมออนไลน์ว่าจะเป็นอย่างไร