Social Distancing-Friendly
"ประสบการณ์ไมซ์ แบบปลอดภัย" หลังโควิด-19

Author : MICE Intelligence Team
Views 580 | 11 May 2020

เมื่อสถานการณ์โควิด-19 เริ่มคลี่คลาย เราได้เห็นมาตรการผ่อนปรนจากภาครัฐที่ช่วยให้หลายธุรกิจ

กลับมาดำเนินงานอีกครั้ง อย่างค่อยเป็นค่อยไป ส่งสัญญาณให้อุตสาหกรรมไมซ์เตรียมพร้อมสำหรับความปกติใหม่ (New Normal) ที่กำลังจะเกิดขึ้นการจัดงานไมซ์ที่เอื้อต่อการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing-Friendly) จะเป็นกลยุทธ์สำคัญหลังโควิด-19 ที่ช่วยยกระดับเส้นทางประสบการณ์ (Customer Journey) ในงานไมซ์ให้ “ปลอดภัย” และสร้าง “ความเชื่อมั่น” มากที่สุด มาติดตามกันว่าเราจะสร้างงานไมซ์แบบ Social Distancing-Friendly ได้อย่างไร?

 

 

ปลอดภัยตั้งแต่การเดินทางจนถึงห้องพัก

ผู้จัดงานไมซ์ควรชี้แจงวิธีการเดินทางให้กับผู้เข้าร่วม โดยเฉพาะผู้เข้าร่วมที่มาจากต่างประเทศควรมีรถรับส่งที่มีมาตรฐานความปลอดภัยด้านสุขภาพ เช่น มีการเว้นระยะห่างทางกายภาพในรถทำความสะอาดภายในรถอย่างสม่ำเสมอ มีมาตรการคัดกรองอุณหภูมิร่างกายของผู้โดยสารก่อนขึ้นรถ และจัดเตรียมเจลแอลกอฮอล์ในรถให้พร้อมใช้ งานไมซ์ที่จัดหลายวันและมีแพ็คเกจ (Package) ห้องพักให้กับผู้เข้าร่วมด้วย ต้องร่วมมือกับโรงแรมเพื่อสร้างมาตรการความปลอดภัยในห้องพัก เช่น การฉีดพ่นฆ่าเชื้อในห้องพัก แนวทางลดการติดต่อและสัมผัสกับผู้ให้บริการ ร้านอาหารในโรงแรมควรให้บริการอาหารแบบชุดเดี่ยวเว้นระยะห่างในร้านอาหารไม่ต่ำกว่า 2 เมตร เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้เข้าพัก

 

Social Distancing: รักษาระยะห่างให้ผู้เข้าร่วม

จุดลงทะเบียนเข้างานควรมีระยะห่างระหว่างผู้ร่วมงานไม่ต่ำกว่า 2 เมตร ควรกระจายจุดลงทะเบียนให้เพียงพอกับจำนวนผู้ร่วมงานเพื่อลดความแออัดห้องประชุม หรือพื้นที่จัดนิทรรศการต้องมีอากาศถ่ายเทสะดวก  ผังที่นั่งในการประชุมควรมีระยะห่างไม่ต่ำกว่า2 เมตรและควรจัดลำดับการเข้าสู่ที่นั่งของผู้เข้าร่วมเพื่อรักษาระยะห่างและลดความแออัด ในงานควรมีป้ายเตือนให้รักษาระยะห่างตั้งแต่จุดลงทะเบียน ทางเดิน และห้องประชุมควรจัดแผนผังที่นั่งรับประทานอาหารให้มีระยะห่างไม่ต่ำกว่า 2 เมตร โดยเสิร์ฟอาหารแยกเป็นชุดเดี่ยวสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน

 

 

Swag bag รูปแบบใหม่ ความปลอดภัยแบบพกพา

ผู้จัดงานไมซ์สามารถร่วมมือกับธุรกิจต่าง ๆ ที่สนใจเป็นผู้สนับสนุน (Sponsor) อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล  (Personal Protective Equipment, PPE) ให้กับผู้เข้าร่วมงานได้ เช่น หน้ากากอนามัย หน้ากากป้องกันใบหน้า (Face Shield) และเจลแอลกอฮอล์ความเข้มข้น 70% โดยสามารถบรรจุลงใน Swag Bag หรือถุงผ้าแบบพกพาที่แจกในงานไมซ์ ความร่วมมือนี้จะกลายเป็นช่องทางใหม่ในการสื่อสารและสร้างการจดจำของแบรนด์ และยังสร้างความมั่นใจให้กับผู้เข้าร่วมงานได้อีกด้วย

 

ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นได้


งานไมซ์หลังโควิด-19 ต้องยืดหยุ่นเรื่องตารางเวลาเพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมใหม่ ๆ ที่จะเกิดขึ้น เช่น มีเวลาว่างระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้ล้างมือ และลดความแออัดในการทำธุระส่วนตัว นอกจากนี้มาตรการผ่อนปรนระยะที่ 2 จากภาครัฐที่จะประกาศในวันที่ 17 พฤษภาคมนี้ อาจมีข้อกำหนดให้ประชาชนอยู่ในสถานประกอบการได้ไม่เกิน 2 ชั่วโมง ทำให้ตารางการจัดงานไมซ์ต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับนโยบาย  งานนิทรรศการและจัดแสดงสินค้าจำเป็นต้องจำกัดผู้เข้าชมในแต่ละส่วน ผู้จัดงานควรใช้เทคโนโลยีการจองคิวล่วงหน้า เพื่อจองรอบเข้าชมนิทรรศการในแต่ละส่วน ช่วยเว้นระยะห่างทางกายภาพทั้งระหว่างรอคิวและขณะเข้าชม รวมทั้งสามารถออกแบบลูกเล่นใหม่ ๆ เช่น การใช้เทคโนโลยี Augmented Reality หรือ Virtual Exhibition เพื่อสร้างประสบการณ์สนุก ๆ ให้ผู้เข้าร่วมระหว่างรอคิวเข้าชมนิทรรศการ

 

 

ระบบคัดกรองผู้เข้าร่วมที่มีมาตรฐาน

งานไมซ์หลังโควิด-19 ต้องคัดกรองผู้เข้าร่วมที่มีความเสี่ยงติดเชื้อตั้งแต่ก่อนเข้างานอย่างรัดกุมผู้จัดงานควรมีมาตรการดูแลผู้ป่วย หรือผู้มีความเสี่ยง เช่น การแยกผู้ป่วยออกจากผู้เข้าร่วมโดยเร็วที่สุด ให้บริการอุปกรณ์ป้องกันการแพร่เชื้อที่มีมาตรฐาน หากผู้ป่วยบางส่วนไม่สามารถออกจากศูนย์ประชุมได้ทันทีจะต้องมีพื้นที่พิเศษสำหรับการแยกตัวอย่างปลอดภัย ควรร่วมมือกับโรงพยาบาลที่อยู่ใกล้เคียงเพื่อดูแลและเคลื่อนย้ายผู้ป่วยในกรณีฉุกเฉิน  โดยตลอดกระบวนการคัดกรองจะต้องสื่อสารกับผู้ที่มีอาการป่วยเหล่านี้อย่างเห็นอกเห็นใจ (Empathic Communication) รวมถึงเตรียมระบบการเข้าร่วมงานแบบออนไลน์ไว้รองรับเพื่อรักษาความสัมพันธ์ของลูกค้าให้ดีที่สุด



สื่อสารกับผู้เข้าร่วมอย่างใกล้ชิด

ผู้จัดงานไมซ์ควรสื่อสารกับผู้เข้าร่วมตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน เพื่อชี้แจงแนวปฏิบัติอย่างละเอียดและรัดกุมโดยสามารถสร้างสื่อวีดีโอที่เข้าถึงง่ายเพื่ออธิบายมาตรการต่าง ๆ ควรมีระบบคัดกรองตนเองแบบ

ออนไลน์ให้ผู้เข้าร่วมกรอกตั้งแต่ขั้นตอนการจอง ภายในงานควรออกแบบทัศนวิสัย (Visibility) เช่น ป้ายเตือน หรือสัญลักษณ์กำหนดระยะห่างให้เข้าใจง่าย ครอบคลุมทุกจุดมองเห็นของผู้เข้าร่วม โดยจะต้องสื่อสารด้วยถ้อยคำที่เป็นมิตร ไม่ควบคุมหรือบังคับจนเกินไป

 

การเว้นระยะห่างทางสังคมจะไม่ใช่อุปสรรคอีกต่อไป เพราะทั้งโลกต่างก้าวสู่ New Normal ร่วมกันและทุกฝ่ายก็พร้อมเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมเพื่อความปลอดภัยของทุกคน การสร้างประสบการณ์รูปแบบใหม่คือภารกิจที่อุตสาหกรรมไมซ์ต้องร่วมมือกันทั้งศูนย์ประชุม โรงแรม ผู้จัดงาน รวมทั้งผู้สร้างสรรค์เนื้อหางาน เพื่อนำเสนอประสบการณ์ที่ดีที่สุดในทุกจุดสัมผัสบริการ (Touch point) ให้กับผู้เข้าร่วมบนพื้นฐานความปลอดภัยด้านสุขภาพที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกคน

 

สามารถติดตามแนวปฏิบัติด้านสุขอนามัย และแผนพัฒนาอุตสาหกรรมไมซ์ของไทยหลังโควิด-19 ได้ทางเว็บไซต์ของ TCEB สำหรับคำแนะนำจากต่างประเทศสามารถสืบค้นได้ที่แหล่งข้อมูลโรคโควิด-19 ของสมาคมด้านอุตสาหกรรมไมซ์ เช่น ICCAUFI และ ศูนย์ควบคุมและป้องกันโรคแห่งสหรัฐอเมริกา (Centers for Disease Control and Prevention, CDC)

 

แหล่งข้อมูล
https://www.eventmanagerblog.com/post-coronavirus-events
- https://www.eventmanagerblog.com/venues-social-distancing
- http://www.micecapabilities.com/mice/uploads/attachments/MICE_Hygiene_Guidelines_(Post_COVID-19).pdf

Rating :