ผ่านพ้นไปแล้วกับซีรีส์เว็บบินาร์ครั้งที่สองจาก TCEB โดย MICE Intelligence Center ในหัวข้อ VIRTUAL EVENTS: สร้างโอกาสไมซ์ไทยผ่านโลกดิจิทัล เมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2563 ที่ผ่านมา ผ่านมุมมองและประสบการณ์จริงจากวิทยากรทั้ง 4 ท่าน ได้แก่
 
คุณมิหมี่ อรนุช เลิศสุวรรณกิจ - CEO & Co-Founder จาก Techsauce ในบทบาทของผู้จัดงาน Virtual Event อย่าง Techsauce Virtual Summit 2020 ในวันที่ 19 - 20 มิถุนายนที่ผ่านมา
 
คุณเอ็ม สุภนิตย์ สุรชัยกุลวัฒนา - Creative Director จาก Thailand Toy Expo (TTE) ในบทบาทของผู้จัดงาน Toy Expo ในรูปแบบ Virtual Event งานแรกของโลกกับ Thailand Toy Expo 2020 Online Edition เมื่อวันที่ 28 - 31 พฤษภาคมที่ผ่านมา
 
คุณจก เสริมคุณ คุณาวงศ์ - CEO จาก CMO Group ในบทบาทของเจ้าของกลุ่มธุรกิจครบวงจรสำหรับการสร้างสรรค์และจัดงานอีเวนต์ ที่มี PM Live Studio สตูดิโอสตรีมมิงครบวงจร
 
คุณอ้วน จิรศักดิ์ ก้อนพรหม - Assistant Vice President of TV Production จาก Workpoint Group ในบทบาทของโปรดิวเซอร์รายการโทรทัศน์ชื่อดังกับมุมมองการจัดการงาน Virtual Event


เทรนด์การจัด Virtual Events ในมุมมองคนไมซ์
ก่อนเข้าสู่ session กับวิทยากรทั้ง 4 ท่าน คุณโรส จารุวรรณ สุวรรณศาสน์ - ผู้อำนวยการฝ่าย MICE Intelligence และนวัตกรรมจาก TCEB ได้ขึ้นมาพูดคุยถึงผลสำรวจจากผู้ประกอบการและบุคลากรที่เกี่ยวข้องในวงการไมซ์ในต่างประเทศเกี่ยวกับการจัด Virtual Event พบว่าจากสถานการณ์โควิด-19 ที่ผ่านมา มีถึง 64.3% ที่ไม่เคยวางแผนย้ายงานไมซ์ของตัวเองลงสู่แพลตฟอร์มออนไลน์มาก่อน แต่ทุกคนก็พร้อมที่จะเรียนรู้และปรับตัว และมีถึง 52% ที่คิดว่า การจัดงานไมซ์ควรเป็น Hybrid Event คือยังคงมีงานส่วนหนึ่งที่จัดขึ้นเพื่อพบปะเจอหน้ากัน และมีอีกส่วนหนึ่งที่เผยแพร่ผ่านทางแพลตฟอร์มออนไลน์ ซึ่งสอดคล้องกับคำตอบอีก 62% ที่บอกว่า สุดท้ายแล้ว Virtual Event ยังไงก็ไม่สามารถทดแทนอีเวนต์แบบพบปะเจอหน้ากันได้ จึงไม่กังวลว่าในอนาคต Virtual Event จะเข้ามาแทนที่การจัดอีเวนต์ไปโดยสิ้นเชิง


สิ่งที่ควรมีถ้าจะจัด Virtual Event
สำหรับผู้เข้าร่วมงาน มี Survival Pack ที่ช่วยแนะนำการเสวนาแบบออนไลน์ เช่นการใช้แพลตฟอร์ม และการมีส่วนร่วมในช่องทางต่าง ๆ สำหรับ Speaker ต้องคำนึงถึงเรื่อง Time Zone ที่แตกต่างกัน ต้องทำงานร่วมกันตั้งแต่แรกเพื่อช่วยให้ช่วงเวลาจัดงานเหมาะสมที่สุด ต้องยอมรับว่าในกรณีจำเป็น วิทยากรบางคนที่อยู่ต่าง Time Zone มาก ๆ ก็อาจต้องถ่ายทำไว้ก่อน เรื่องเนื้อหาต้องช่วยวิทยากรปรับให้เข้ากับบริบทที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว รวมถึงปรับให้เหมาะกับภูมิภาคของวิทยากรมากที่สุด วิทยากรในไทยที่สะดวกเดินทาง มีสตูดิโอที่ถ่ายทำร่วมกัน เพราะจัดการได้ง่ายกว่า คุมคุณภาพของสื่อที่ออกไปได้ดีกว่า
- คุณมิหมี่ Techsauce
 
สำหรับการสร้าง Engagement มีประสบการณ์แบบ VR เข้ามาเป็นไฮไลต์ในงาน ซึ่งผลตอบรับดีมาก ช่วยสร้างอรรถรสในการมีส่วนร่วมและส่งเสริมการประชาสัมพันธ์ แต่ก็ต้องยอมรับว่าลูกค้าของส่วนหนึ่งยังสนใจที่ตัวสินค้าก่อนเป็นอันดับแรก จะเข้าไปซื้อสินค้าก่อนแล้วค่อยตามเข้ามาดูส่วนอื่น ๆ ของงาน สิ่งสำคัญที่สร้าง Engagement คือ Content หลักของงาน มีผลงาน Thailand Exclusive ที่ดึงดูด เป็นกลยุทธ์หลักตั้งแต่ปีแรก จนปีนี้ก็ยังได้ผลอยู่ แนวคิด Content is King ยังใช้ได้อยู่ในยุคนี้ ส่วนคอนเทนต์อื่น ๆ ในออนไลน์ก็มี Live Painting, Product Reviewing, Workshops และการแจกของรางวัล ซึ่งผลตอบรับก็ดีเกินคาด
- คุณเอ็ม Thailand Toy Expo
 
ฝั่งอีเวนต์ออร์แกไนเซอร์จะมีการนำระบบ Live Streaming (ระบบถ่ายทอดสด) ซึ่งเป็นวิธีที่ใช้กันมาอยู่แล้วก่อนหน้านี้ (จะเห็นได้จากงานเปิดตัวสินค้าใหม่ในระยะหลัง ๆ) เข้ามาจัดการอย่างเต็มรูปแบบมากขึ้น มุมมองของลูกค้าที่มีต่อ Live Streaming เริ่มเปลี่ยนไป จากที่แค่เหมือนถ่ายทอดสดให้เห็นว่าเกิดอะไรขึ้นในอีเวนต์ เริ่มต้องกลับมาพิจารณาถึงคอนเทนต์ในการนำเสนอ เช่น ถ้าเป็นงานเปิดตัวสินค้าใหม่ สิ่งที่คนอยากรู้มากที่สุด คือ ราคาของสินค้า ดังนั้นควรจัดเรียงคอนเทนต์เกี่ยวกับราคาไว้ตั้งแต่ต้นรายการ แล้วเสริมฟังก์ชันต่าง ๆ เข้าไป เช่น มีแถบด้านขวาของจอให้ผู้ชมได้กดเข้าไปเลือกซื้อสินค้าและชำระเงินได้ทันที เป็นต้น
- คุณจก CMO Group
 
การจัดงาน Virtual Event จำเป็นต้องมีโปรดิวเซอร์ เพราะโปรดิวเซอร์จะทำให้การทำงานราบรื่น และ โปรดิวเซอร์จะเป็นเหมือนหัวหน้ากองบรรณาธิการที่ต้องคิดแทนผู้ชมว่า ในแต่ละช่วงของการเสวนาผู้ชมควรจะรู้สึกอย่างไร โปรดิวเซอร์มีหน้าที่เติมองค์ประกอบที่ช่วยกำกับให้ผู้ชมเกิดความรู้สึก ไม่ว่าจะเป็น ภาพ เสียง สื่อผสม การสื่อสารของพิธีกร วิทยากร ให้ผู้เข้าร่วมออกจากงานแล้วให้มีอะไรหลงเหลือในความทรงจำ
- คุณอ้วน Workpoint


ข้อดีของการจัด Virtual Event
ข้อดีของการจัด Virtual Event คือ ดิจิทัลช่วยให้ได้ข้อมูลจากผู้เข้าร่วมและรับ Feedback ได้ง่ายขึ้นมาก ๆ พอได้ทดลองทำมากพอทำให้ทีมงานของมี Data-Driven Mindset ซึ่งคิดว่าเมื่อกลับมาจัดแบบ Physical Event ก็ยังต่อยอดความรู้และแนวคิดส่วนนี้ได้
- คุณมิหมี่ Techsauce
 
ข้อดีที่น่าสนใจมาก ๆ ของการจัด Virtual Event คือ ประสานงานกับศิลปินได้ง่ายและจบเร็วมากขึ้น ไม่มีการตัดสินใจแบบวินาทีสุดท้ายเลย เพราะระบบทุกอย่างต้องเสร็จเรียบร้อยก่อน Launch งาน อีกอย่างคือแบรนด์ TTE ได้เป็นที่รู้จักมากขึ้นอย่างเกินคาดหมาย ความเป็นออนไลน์ทำให้คนทั่วโลกเข้ามามีส่วนร่วมได้จริง ๆ ล่าสุด งาน New York Comic Con ก็ติดต่อเข้ามา
- คุณเอ็ม Thailand Toy Expo
 
ข้อดีของ Virtual Event ที่ Physical Event ให้ไม่ได้ คือความ Exclusive บางอย่างที่เกิดขึ้นจากประโยชน์ของการถ่ายทอดสด เช่น ถ้าจัดคอนเสิร์ต สามารถจัดระบบให้ผู้ชมสามารถเลือกมุมกล้องดูเฉพาะศิลปินที่ตนชื่นชอบได้ จบงานแล้วสามารถจัด Session พูดคุยตัวต่อตัวในระยะเวลาที่กำหนดได้ หรือถ้าจัดงานแสดงสินค้า สามารถทำเป็นหน้าร้านออนไลน์ ให้ผู้ประกอบการที่สนใจมาเช่าหน้าร้านนี้ แล้วทำระบบให้ลูกค้าที่สนใจเมื่อคลิกที่หน้าร้านก็จะเชื่อมต่อเข้าไปสู่ระบบของผู้ประกอบการนั้นโดยตรง และเรื่องการซื้อขายเกิดขึ้นและจบลงที่ตรงนั้น เป็นต้น องค์ประกอบเหล่านี้จึงเป็นข้อดีอย่างยิ่งที่อีเวนต์ออร์แกไนเซอร์ต้องหาให้เจอและใช้ประโยชน์ให้ได้
- คุณจก CMO Group
 
ข้อดีของ Virtual Event คือเมื่อก้าวไปสู่ออนไลน์ ทำให้เกิดการแชร์ต่อได้มากขึ้นจริง ๆ ตามกฎ One to Many และ Many to Many (การแชร์ต่อกันเป็นทวีคูณในโลกออนไลน์) ถึงแม้จะไม่ได้อรรถรสเหมือนเจอหน้ากัน แต่ช่วยประชาสัมพันธ์แบรนด์ได้มาก
- คุณอ้วน Workpoint



ความท้าทายของการจัด Virtual Event
รายได้จากการจัดงาน Virtual Meeting ราคาบัตรถูกลง ผู้จัดงานก็ต้องคิดเรื่อง Economy of Scale มากขึ้น (ราคาตั๋วถูกลง ต้องจำหน่ายให้ได้มากขึ้นจึงจะกำไร) อีกอย่างคืออยากช่วยสร้าง Mindset ใหม่ให้กับอุตสาหกรรมว่า งานแบบออนไลน์ถึงแม้ต้นทุนจะไม่สูงเท่าแบบ Physical แต่ก็ยังมีต้นทุนในอีกหลายส่วน ทั้งด้าน ระบบ Server การบริหารจัดการ รวมถึงด้าน Marketing  ถ้าสร้างความเข้าใจตรงนี้ได้ก็จะช่วยให้ผู้จัดงานรวมถึงออร์แกไนซ์เซอร์ เดินหน้าธุรกิจได้
- คุณมิหมี่ Techsauce
 
ความท้ายทายที่ได้เจอ คือ 1) พอมีผู้เข้าร่วมมากกว่าที่คาดการณ์ไว้ทำให้ Server รองรับไม่ได้ (ระบบจองสินค้าล่ม) สุดท้ายต้องใช้ Google Form เพื่อจองคิวซื้อสินค้าเพราะระบบแข็งแรงกว่า เป็นเรื่องน่าเสียดายสำหรับผู้จัดงาน เพราะความตั้งใจแรกอยากให้ทุกฟังก์ชันจบที่หน้าเว็บไซต์ รวมถึงการใช้ Google Form ก็มีความเสี่ยงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลด้วย 2) พฤติกรรมของผู้เข้าร่วมแบบออนไลน์แตกต่างจากออฟไลน์ ปกติแล้ว TTE แค่จัดพื้นที่เพื่อให้ศิลปินและลูกค้าติดต่อซื้อขายกันเอง แต่พอเป็นออนไลน์ ถึงแม้จะพยายามสร้างระบบเชื่อมโยงศิลปินกับผู้เข้าร่วมแล้ว แต่พอมีปัญหา ลูกค้าในโลกออนไลน์จะวนกลับมาที่แพลตฟอร์มหลักก่อน นั่นคือแพลตฟอร์มของ TTE ต้องช่วยแก้ปัญหาการติดต่อซื้อขายจำนวนมาก ทำให้ต้องมี Back Office ที่แข็งแรงมาก ๆ
- คุณเอ็ม Thailand Toy Expo
 
การย้ายการจัดงานมาสู่ระบบออนไลน์ ระบบที่รองรับยิ่งต้องมีความเป็นส่วนตัวและปลอดภัยสูง ลงทุนกับระบบถ่ายทอดสดที่ไม่ใช่ระบบฟรี (เช่น Facebook Live) เพื่อเป็นช่องทางหนึ่งในการหารายได้ อีกอย่างคือ เพื่อป้องกันคู่แข่งทางธุรกิจของลูกค้า ระบบต้องรองรับความปลอดภัยและตรวจสอบรายชื่อผู้ที่เข้ามาร่วมฟังสัมมนาได้
- คุณจก CMO Group
 
ถ้าโจทย์ของการจัดงานดันมีงบประมาณจำกัด สิ่งที่ต้องคำนึงก็คือ สามารถใช้แพลตฟอร์มที่มีอยู่แล้ว เช่น Zoom หรือ Facebook Live ได้ ถ้าคอนเทนต์น่าสนใจ ทันเหตุการณ์ เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องคุยขณะนั้น หรือมี Interactive ที่ต้องเกิดระหว่างงานเท่านั้น รวมถึงมีวิทยากรที่เป็นแม่เหล็กดึงดูด ผู้จัดงานควรมุ่งไปที่กระบวนการหลังจากเสวนา ว่าจะตัดต่อข้อมูลส่วนไหนในการเสวนามาใช้ต่อได้บ้าง อาจจะตัดมาบางส่วน เลือกเฉพาะที่เข้มข้นจริง ๆ ตรงนี้จะเกิดประโยชน์ด้านประชาสัมพันธ์แบรนด์ของผู้จัดงานมาก
- คุณอ้วน Workpoint


บทเรียนที่ได้จากการจัด Virtual Event
บทเรียนจากการจัด Virtual Event มี 2 ข้อ คือ 1) Human Centric: จะทำอย่างไรให้ผู้เข้าร่วมผ่อนคลายเหมือนได้มาพบหน้ากันมากที่สุด สร้าง Engagement ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ 2) Value Proposition: ต้องคิดว่าผู้เข้าร่วมจะได้ประโยชน์อะไรจากงานนี้ ต้องย้อนกลับไปให้ได้ว่า จัดงานนี้มาเพื่ออะไร Techsauce เป็นเรื่องการส่งมอบความรู้ ชัดเจนอยู่แล้ว แต่สำหรับ งาน Fair หรือ Online Trade show ถือเป็นโจทย์ท้าทายที่ต้องร่วมกันสร้างสรรค์
- คุณมิหมี่ Techsauce
 
บทเรียนจากการจัด Virtual Event มี 2 ข้อ คือ 1) Back Office: ทีมงานหลังบ้านสำคัญมาก เพราะผู้เข้าร่วมแบบ Physical และแบบ Online แตกต่างกัน ทีมงานที่คอยตอบคำถามและบริหารจัดการหลังบ้านจึงสำคัญมาก เป็นผู้ที่สื่อสารกับลูกค้าโดยตรง 2) Technical Team: ต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านงานออนไลน์เข้ามาช่วย เพื่อให้งานราบรื่นมากที่สุด
- คุณเอ็ม Thailand Toy Expo
 
Virtual Event และ Physical Event คือโลก 2 ใบ วิธีการใช้งานและการตอบโจทย์กลุ่มเป้าหมายก็ต่างกัน ไม่จำเป็นต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ควรใช้โอกาสนี้เลือกรับปรับใช้กับการจัดอีเวนต์ทั้ง 2 รูปแบบ เพราะอย่าลืมว่าความท้าทายของการจัด Virtual Event แน่นอนคือการหารายได้จากการจัดงานและการสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าและการดึงดูดความสนใจให้ได้ตลอดทั้งงาน รายได้จะมาจากไหน ก็มาจากคอนเทนต์และรูปแบบในงาน ซึ่งต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้ได้ นี่คือสิ่งที่ต้องเรียนรู้และใช้ประโยชน์ให้เต็มที่
- คุณจก CMO Group
 
ลักษณะสำคัญของงานสื่อในโลกออนไลน์ ที่ผู้จัดงานควรรู้คือ การตัดสินใจเลือกชม หรือเปลี่ยนสื่อในออนไลน์ของผู้ชมเกิดเร็วมาก จึงต้องดึงความสนใจให้ได้ใน 3 นาที ยิ่งสื่อที่อยู่บน Feed บน  Social Media ต่าง ๆ ใช้เวลาแค่ 1-2 วินาทีผู้ชมก็ปัดหน้าจอแล้ว ต้องดึงความสนใจให้ทัน เช่นเดียวผู้รับชม Virtual Event มีแนวโน้มจะรับชมจากที่บ้าน หรือที่ทำงาน ดังนั้น ไม่ได้แข่งแค่ภายในสื่อกันเอง แต่แข่งกับสิ่งเร้ารอบ ๆ ตัวผู้รับชมด้วย (ปัจจัยของสถานที่ อากาศ ความหิว มีคนมาส่งของ ฯลฯ)
- คุณอ้วน Workpoint


สำหรับใครที่พลาดชม MICE Intelligence Talk Virtual Events สามารถรอติดตามวิดีโอย้อนหลังได้เร็ว ๆ นี้ และหากผู้ที่ได้รับชมแล้วมีข้อติชมประการใด สามารถให้คำแนะนำได้ผ่านแบบสอบถาม ที่นี่ ทั้งนี้เพื่อเป็นการปรับปรุงและพัฒนางานในครั้งต่อไป MICE Intelligence Talk ครั้งหน้าจะกลับมาพร้อมกับหัวข้อใด โปรดติดตามเร็ว ๆ นี้  

Recently Blog

ไมซ์ทั่วไทย:
กระตุ้นเศรษฐกิจไทย
ด้วยไมซ์ในประเทศ

MICE Intelligence Team

เมื่อการเดินทางในประเทศคือเป้าหมายแรก ไมซ์ไทยในแต่ละภูมิภาคจะปรับตัวกับโอกาสนี้อย่างไร ภาครัฐจะมีนโยบายส่งเสริมใดบ้าง มาติดตามบทสัมภาษณ์จากคุณศุภวรรณ ตีระรัตน์ รองผู้อำนวยการ สายงานพัฒนาและนวัตกรรม สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ

Recap: Webinar
‘AVIATION NEW PROTOCOL:
When We Fly Again’

MICE Intelligence Team

สัมมนาออนไลน์ ‘AVIATION NEW PROTOCOL: When We Fly Again’ อัดแน่นด้วยข้อมูลจาก 3 วิทยากรในแวดวงการบินที่มาร่วมพูดคุยแลกเปลี่ยนในประเด็นสำคัญ ทั้งมาตรการการบินที่จะเปลี่ยนไปหลังจากนี้ แนวโน้มธุรกิจการบิน ธุรกิจการบินจะปรับตัวรับ New Normal อย่างไร และโอกาสที่ธุรกิจการบินต้องคว้าไว้ในสถานการณ์ตอนนี้ อ่านเต็ม ๆ ได้ที่นี่

Recap
MICE Intelligence Talk #3
VIRTUAL EVENTS:
สร้างโอกาสไมซ์ไทยผ่านโลกดิจิทัล

MICE Intelligence Team

ผ่านพ้นไปแล้วกับซีรีส์เว็บบินาร์ครั้งที่สองจาก TCEB โดย MICE Intelligence Center ในหัวข้อ VIRTUAL EVENTS: สร้างโอกาสไมซ์ไทยผ่านโลกดิจิทัล เมื่อวันที่ 15 มิถุนายน 2563 ที่ผ่านมา ผ่านมุมมองและประสบการณ์จริงจากวิทยากรทั้ง 4 ท่าน