New Normal, New Virtual จัดงานเสมือนจริงอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ

Author : MICE Intelligence Team
Views 882 | 23 Feb 2021

ในยุคที่ทุกคนเคยชินกับการใช้ชีวิตบนแพลตฟอร์มออนไลน์ ความท้าทายของเหล่าผู้จัดงานคือการสร้างสรรค์อีเว้นท์เสมือนจริง (Virtual) ที่ตอบโจทย์และดึงดูดผู้ร่วมงานได้ไม่ต่างกับอีเว้นท์จริง วันนี้ MICE Outlook มาพร้อมเทคนิคที่จะช่วยเพิ่มโอกาสให้การจัดงานแบบเสมือนจริง ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น



คำถามก่อนเลือกแพลตฟอร์มสำหรับจัดงานแบบ Virtual 

1มีฟังก์ชันเพิ่มเติมสำหรับผู้เข้าร่วมงานหรือไม่?
เช่น ฟังก์ชัน Live Chat ในการจัด Career Conference ของมหาวิทยาลัยนิวยอร์ก ที่ผู้เข้าร่วมงานสามารถใช้เครื่องมือ Live Chat ในการนัดหมายผู้ออกงานเพื่อการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ผ่านแพลตฟอร์มได้ทันที หรือการนำเทคโนโลยี AR (Augmented Reality) เข้ามาประกอบการจัด Virtual Exhibition เพื่อให้ผู้ร่วมงานได้สัมผัสกับชิ้นงานที่จัดแสดงได้อย่างสมจริงมากขึ้น เช่น Hyperoom ของแบรนด์ Diesel ที่ใช้เทคโนโลยี AR นี้ในการจัดแสดงสินค้าเสมือนจริงในร้าน เพื่อให้ผู้คนรู้สึกใกล้เคียงกับการชอปปิงในชีวิตจริงมากที่สุด

2ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริม หรือปลั๊กอินอื่น ๆ เพื่อเข้าใช้บริการแพลตฟอร์มหรือไม่?
แพลตฟอร์มที่เลือกใช้ต้องสะดวก ไม่ยุ่งยาก โดยเฉพาะเมื่อเป็นแพลตฟอร์มใหม่ที่คนส่วนใหญ่ยังไม่คุ้นเคย หรือควรเลือกแพลตฟอร์มที่รองรับทุกอุปกรณ์และรูปแบบการใช้งานเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถร่วมงานได้จากทุกพื้นที่อย่างเท่าเทียม

ออนไลน์ที่พิเศษกว่าออฟไลน์

เมื่อมีแพลตฟอร์มที่พร้อมและสะดวกต่อการใช้งานทั้งสำหรับผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานเป็นพื้นฐานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดึงความสนใจของผู้ร่วมงานให้อยากอยู่ร่วมกิจกรรมกับเราจนจบ นอกเหนือจากเรื่องความสวยงามและการออกแบบประสบการณ์ให้น่าติดตามเข้าร่วมแล้ว การเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับการจัดงาน การสร้างความรู้สึกคุ้มค่า ก็เป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อความสนใจของผู้ร่วมงานเช่นเดียวกัน



1. โปรโมทอย่างมืออาชีพ การเผยแพร่ข่าวสารบนพื้นที่โซเชียลมีเดีย มีความสำคัญอย่างมากสำหรับการจัด Virtual Event เพราะผู้คนต่างใช้เวลากับหน้าจอเพิ่มขึ้น นอกเหนือจากการโปรโมทผ่านพื้นที่ ที่กลุ่มเป้าหมายหรือผู้ร่วมงานนิยมแล้ว การมีแพลตฟอร์มสำหรับให้ข้อมูล ระบุตาราง Session ต่าง ๆ อย่างชัดเจนก่อนเริ่มอีเว้นท์จริง สามารถช่วยให้ผู้ร่วมงานคุ้นเคยและอยากเข้าร่วมงานได้ เช่น งาน GlitchCon Virtual Exhibition สำหรับสังคมสตรีมเมอร์ของเว็บไซต์ Twitch.com ที่นอกจากจะโปรโมทผ่าน Twitch แล้ว ยังเผยแพร่ข้อมูลการจัดงานผ่านโซเชียลมีเดีย เช่น Twitter, Facebook, และ Reddit ชุมชนของเกมเมอร์และสตรีมเมอร์ รวมถึงการสร้างแพลตฟอร์มสำหรับงาน GlitchCon โดยผู้เข้าร่วมสามารถเลือกติดตาม Session ที่ต้องการรับชมได้

2. Virtual Privilege ปฏิเสธไม่ได้ว่าผู้คนคุ้นชินกับอีเว้นท์แบบออฟไลน์มากกว่าแบบออนไลน์ การได้พบปะแบบตัวต่อตัว ย่อมให้ความรู้สึกคุ้มค่ามากกว่าการรับชมผ่านหน้าจอ กำแพงที่ผู้จัดงานต้องก้าวข้ามคือการสร้างความรู้สึก “พิเศษ” ให้กับผู้ร่วมงาน อาทิ การจัด Virtual Concert Beyond LIVE ของ SM Entertainment ที่มีระยะเวลานานกว่าคอนเสิร์ตแบบปกติ ผู้ชมจะได้รับบัตรคอนเสิร์ตรุ่น Limited Edition และส่วนลดสำหรับซื้อสินค้าอื่น ๆ โดยสิทธิพิเศษเหล่านี้จำกัดเฉพาะผู้เข้าร่วมชม Virtual Concert เท่านั้น

3. ดูแลผู้ร่วมงานเสมือนจริง ข้อจำกัดด้านการปฏิสัมพันธ์ถือเป็นโจทย์ใหญ่ของการจัดงานแบบ Virtual ผู้จัดงานจึงต้องคำนึงถึงผู้ร่วมงานมากขึ้น เช่น การลงทะเบียนเข้าร่วมงานหรือวิธีการใช้แพลตฟอร์มเบื้องต้น การดูแลผู้ร่วมงานระหว่างและภายหลังจบอีเว้นท์ ทั้งการช่วยเหลือในกรณีที่เกิดปัญหาระหว่างการเข้าชม การตอบคำถามข้อสงสัยของผู้เข้าร่วมงาน โดยผู้จัดงานอาจรวบรวมคำถามให้วิทยากร และเผยแพร่คำตอบในภายหลังได้เช่นกัน

ผู้ร่วมงานเป็นศูนย์กลาง

อีกหนึ่งความท้าทายของการจัดงานแบบ Virtual คือผู้ร่วมงานสามารถออกจากกิจกรรมได้ตลอดเวลา ดังนั้นหากผู้ร่วมงานมีข้อมูลเกี่ยวกับอีเว้นท์ที่เพียงพอ รู้สึกถึงความพิเศษคุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ไปกับการเข้าชม เท่ากับว่าผู้จัดสามารถดึงดูดความสนใจของผู้ร่วมงานได้สำเร็จ ขอบเขตเวลาของอีเว้นท์ที่กระชับพอดีและความรู้สึกในการมีส่วนร่วมของผู้ชม นับเป็นปัจจัยที่ช่วยเสริมจุดแข็งให้ผู้ร่วมงานอยู่ตลอดจนจบกิจกรรม



1. กำหนดเวลาที่พอเหมาะ โดยแต่ละ Session ไม่ควรเกิน 20 นาที เพราะเป็นระยะเวลาที่พอดีกับการจดจ่อใช้สมาธิของสมองมากที่สุด

2. สร้างความตื่นเต้น บางครั้ง การจำกัดเวลาแต่ละ Session ไม่ให้เกิน 20 นาทีอาจทำได้ยาก เพื่อให้ผู้ร่วมงานอยู่จนจบงาน กิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างการเข้าร่วมงานก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือก อาจเป็นเกมง่าย ๆ ไปจนถึงการใช้บริการแพลตฟอร์มใหม่ ๆ อย่างบริการ Gamification สำหรับ Virtual Conference โดยเฉพาะ

หัวใจหลักของการจัดงานแบบ Virtual คือความสะดวกรวดเร็ว เข้าถึงง่าย และมีผู้เข้าร่วมงานเป็นศูนย์กลาง โจทย์สำคัญของผู้จัดงานคือการรังสรรค์อีเว้นท์บนแพลตฟอร์มใหม่ ๆ และคำนึงถึงผู้ร่วมงานมากที่สุด อย่างไรก็ตาม ความท้าทายในการจัดงานแบบเสมือนจริงนี้ถือเป็นก้าวสำคัญของผู้จัดงาน ที่จะยกระดับอุตสาหกรรมไมซ์ไปอีกขั้น

สัปดาห์หน้า MICE Outlook จะพาผู้อ่านไปพบกับ Health Economy (MICEcare) เทรนด์สุขภาพในอุตสาหกรรมไมซ์ที่นับว่ามีบทบาทสำคัญสำหรับการจัดอีเว้นท์มากขึ้นในปี 2564 นี้

อ้างอิง
• Beyond Live SM Town beyondlive.smtown.com
• Diesel introduces ‘HYPEROOM’ 360 selling platform and showroom www.retail-focus.co.uk
• GlitchCon blog.twitch.tv
• GlitchCon 2020: How Twitch Created a One-of-a-Kind Virtual Experience for Fans in Place of TwitchCon www.sportsvideo.org
• How to Make Your Digital Event Stand Out From the Crowd www.northstarmeetingsgroup.com
• Making long-term memories in minutes: a spaced learning pattern from memory research in education www.ncbi.nlm.nih.gov
• NYU’S VIRTUAL CAREER CONFERENCE – TALK TRENDS & BUILD CONNECTIONS www.vfairs.com
• The 10 Most Common Video Conferencing Problems Explained www.demodesk.com
• 12 BEST PRACTICES FOR HOSTING A VIRTUAL EVENT 
www.vfairs.com

Rating :