การจัดงานประชุม และสัมมนาต่าง ๆ มีรูปแบบที่ไม่ตายตัว ขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมงาน และวัตถุประสงค์ของการจัดงาน ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ของการประชุมสัมมนาหรือการประชุมวิชาชีพ ส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นไปที่แจ้งข้อมูลข่าวสาร เผยแพร่ข้อมูลในแต่ละสาขาวิชาชีพ การสร้างความสัมพันธ์อันดีและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างผู้ประกอบวิชาชีพที่อยู่ในสมาคมนั้น ๆ  ในขณะที่การประชุมองค์กร  มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดหรือทบทวนนโยบายขององค์กร การนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ขององค์กร ดังนั้นการจัดงาน กิจกรรมและรูปแบบ พร้อมทั้งวิธีการสื่อสาร อาจจะแตกต่างกันไป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานมีส่วนร่วมและได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วมงานดังกล่าว การจัดประชุมกลุ่มย่อยหรือการทำ Business Matching น่าจะเหมาะกับการประชุมวิชาชีพหรือนิทรรศการแสดงสินค้า ในทางกลับกันการนำ Gamification เข้ามาใช้ในการประชุมองค์กรหรืองานสัมมนาก็จะเป็นสิ่งแปลกใหม่ที่สามารถดึงดูดความสนใจได้อีกวิธีหนึ่ง


เทคนิคการจัดงานง่าย ๆ ในการมัดใจผู้เข้าร่วมประชุม สัมมนา ได้แก่ 1) Live Audience Response โดยการนำเทคโนโลยีมาช่วยสื่อสารระหว่างวิทยากรและผู้เข้าร่วมงาน ไม่ว่าจะเป็นการถาม-ตอบ การสำรวจความคิดเห็นแบบ Real time ซึ่งการนำเทคโนโลยีนี้มาใช้จะทำให้สามารถจัดลำดับคำถามหรือประเด็นที่คนส่วนใหญ่อยากรู้ และพวกเขาก็จะได้คำตอบในทันที 2) Live Streaming ผ่านช่องทาง Social Media เป็นอีกวิธีที่สามารถช่วยเพิ่มจำนวนผู้ฟัง และให้คนที่ไม่สามารถเข้าร่วมงานได้มีโอกาสเห็นบรรยายกาศภายในงาน ทำให้อยากมีผู้ติดตามงานมากยิ่งขึ้น 3) Artificial Intelligence การนำเทคโนโลยีมาเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจ เพื่อทำ Business Matching ล่วงหน้า รวมถึงการเสนอแนะวิธีการจัดทำ Business Profile ซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายที่สำคัญของการเจรจาธุรกิจ 4) Application หนึ่งในหัวใจของการสร้างการมีส่วนร่วมระหว่างผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงาน Application ควรจะต้องสร้าง Engagement กับผู้เข้าร่วมงานตลอดทั้งปี ควรจะมีข้อมูลอัพเดทเกี่ยวกับงาน พื้นที่สำหรับผู้ใช้ Application ในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และความคิดเห็น หรือข้อมูลที่น่าสนใจทำให้พวกเขาอยากเข้ามาใช้ Application อย่างสม่ำเสมอ



 5) Accessibility ผู้จัดงานต้องใส่ใจรายละเอียดและคำนึงถึงการเข้าถึงสถานที่ประชุม สัมมนา ของผู้เข้าร่วมงานในทุก ๆ รูปแบบ ตรวจสอบดูว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกรองรับผู้ที่ใช้ Wheelchair หรือผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือเป็นพิเศษเนื่องจากข้อจำกัดของร่างกาย หรืออายุ เป็นต้น รวมทั้งการมี Wifi ในงานก็เป็นสิ่งจำเป็นในยุคนี้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานสะดวกในการ Access ข้อมูลและติดต่อสื่อสาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยลดความกังวลใจ และทำให้ผู้ร่วมงานรู้สึกอยากมีส่วนร่วมมากยิ่งขึ้น 6)Networking Area เป็นอีกส่วนในงานที่มีความจำเป็นอย่างยิ่ง หากผู้จัดงานมีการนำเสนอสิ่งอำนวยความสะดวกที่ครบครัน ไม่ว่าจะเป็น เก้าอี้นั่งแบบสบาย ๆ หรือโซฟานุ่ม ๆ ที่ชาร์จอุปกรณ์สื่อสาร พร้อมทั้งกาแฟและของว่างแสนอร่อย การพูดคุยระหว่างผู้เข้าร่วมงาน และความสัมพันธ์ที่ดีย่อมจะเกิดขึ้น 7) Speakers การประชุม สัมมนา จะน่าสนใจหรือไม่ขึ้นอยู่กับวิทยากรผู้รับเชิญ พระเอกของงาน เป็นบุคคลที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมงานทุกคนสนใจ และอยากมีส่วนร่วมกับงาน ประสบการณ์ตรงและเทคนิคการถ่ายทอดที่น่าสนใจของวิทยากร จะเป็นสิ่งที่สร้างการมีส่วนร่วมได้ดีที่สุด 8) Amplification การขยายผลของการจัดงานด้วยการกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมงานแสดงความคิดเห็น หรือประสบการณ์ที่ได้รับผ่านช่องทาง Social Media หรือแชร์รูปภาพในงานโดยใช้ #hashtags ชื่องาน ยิ่งมีผู้เข้าร่วมงาน hashtags มากเท่าไหร่ นั่นแสดงว่า งานของเรามีผู้สนใจและสามารถสร้างการมีส่วนร่วมได้ 9) Survey ท้ายที่สุดผู้จัดงานต้องไม่ลืมการรับฟังความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมงาน โดยใช้คำถามสั้น ๆ 2-3 ข้อ เป็นเครื่องมือในการวัดการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจที่มีต่องาน อาทิ โอกาสในการบอกต่อให้บุคคลอื่นรู้จักงาน หรือความสนใจในการเข้าร่วมงานในครั้งต่อไป เป็นต้น

Recently Blog

โอกาสที่ยังมีสำหรับธุรกิจไมซ์
ท่ามกลางสถานการณ์โควิด-19

MICE Intelligence Team

ภาคธุรกิจทั่วโลกต่างกำลังเผชิญกับปัญหาจากสถานการณ์โควิด-19 ต่างเร่งปรับตัวพร้อมหาช่องทางและโอกาสใหม่ที่จะฝ่ามรสุมนี้ แล้วสำหรับธุรกิจไมซ์เองมีช่องทางอะไรบ้างที่จะช่วยให้ผ่านพ้นไปได้ด้วยดี

MICE Intelligence Talk
EP 2: #Personalisation
Make Your Clients
Feel Special!
พบกับสองวิทยากร
จากนายเลิศบัตเลอร์

MICE Intelligence Team

20 เมษายนนี้ พบกับสองวิทยากรจากนายเลิศบัตเลอร์ สถาบันสอนบัตเลอร์แห่งแรกของไทย ที่จะมาแชร์ประสบการณ์ Personalisation ผ่านมุมมองผู้ให้บริการระดับพรีเมียม

7 แอปที่ช่วยให้ธุรกิจไมซ์
“Work from Home”
ได้ง่ายขึ้น

MICE Intelligence Team

Work from Home กลายเป็นนโยบายเร่งด่วนในช่วงวิกฤตโควิด-19 ที่ทุกองค์กรกำลัง “ตื่นตัว” และ “ปรับตัว” ให้ทัน มาดูกันว่ามีแอปพลิเคชันใดบ้างที่จะช่วยให้บุคลากรไมซ์ของไทยทำงานจากที่บ้านได้ง่ายขึ้น